Projektmanagement - Berechtigungen und Einstellungen
Allgemeines und Rechte
Das Modul Projektmanagement dient zur Unterstützung von Banking-Partner-Projekten mit Sparkassen und kann auch von Sparkassen bei internen Projekten genutzt werden. Dazu ist es separat zu lizenzieren.
Für die Nutzung des Moduls Projektmanagement ist eins der folgenden Nutzerrechte notwendig: Projektmitarbeiter, Projektmanager, Berater (nur Banking-Partner-Mitarbeiter), Superadmin (nur Banking-Partner-Mitarbeiter), Verwaltung (nur Banking-Partner-Mitarbeiter).
Für die Anlage von Projekten ist eins der folgenden Nutzerrechte notwendig: Projektmanager, Superadmin (nur Banking-Partner-Mitarbeiter), Verwaltung (nur Banking-Partner-Mitarbeiter).
Neben den grundsätzlichen Rechten verfügt das Projektmanagement über ein sehr detailliertes Rechtemanagement. Neben den macsi-Rechten entscheidet die Funktion im Projekt über weitere Änderungs- und Leserechte, die hier näher beschrieben werden sollen. Es ist zwischen Banking-Partner-Projekten und Sparkasseninternen Projekten zu differenzieren.
Innerhalb der Masken werden die Anzahl der (noch) zur Verfügung stehenden Zeichen rechts neben Textfeldern angezeigt.
Banking-Partner-Projekte
- Diese müssen extern veröffentlicht sein, damit sie überhaupt von Sparkassenmitarbeitern eingesehen werden können.
- Jeder Banking-Partner-Mitarbeiter, der Projektmitglied ist, hat grundsätzlich alle Lese- und Schreibrechte auf alle Bestandteile des Projekts, einzige Ausnahme: Nur Projektleiter und Teilprojektleiter dürfen die Personentage im Teilprojekt ändern.
- Sparkassenmitarbeiter, die Mitglied eines extern veröffentlichten Projekts sind, sehen alle Projektbestandteile, an denen Sie selbst beteiligt sind (eigene Aufgaben, Projektpläne).
- Der (Teil-)Projektleiter sieht zusätzlich alle Bestandteile seines (Teil-)Projekts und darf hier auch Projektplanungen und Aufgaben anlegen. Er darf aber nur die Bestandteile von Sparkassenmitarbeitern ändern.
Sparkasseninterne Projekte
Hier gelten die Berechtigungen grundsätzlich umgekehrt:
- Jeder Projektmanager sieht alle internen Projekte seiner Sparkasse
- Jedes Projektmitglied sieht innerhalb des Projekts seine eigenen Aufgaben und Planungen und darf diese ändern
- Jeder (Teil-)Projektleiter darf Aufgaben und Planungen für alle Projektmitglieder sehen, anlegen und ändern
- Jeder Projektleiter darf Teilprojekte anlegen
- Banking-Partner Mitarbeiter, die Mitglied des Projekts sind, dürfen ihre eigenen Projektbestandteile (Planungen und Aufgaben) sehen und ändern
- Banking-Partner Mitarbeiter, die (Teil-) Projektleiter sind, sehen alle Bestandteile ihres (Teil-)Projekts.
macsi kümmert sich dabei anhand der gesetzten Berechtigungen automatisch darum, welche Projektbestandteile angeboten werden, ob Anlage und / oder Änderungen erlaubt sind.
Im weiteren Verlauf soll daher nicht immer explizit auf diese Rechte hingewiesen werden sondern es wird davon ausgegangen, dass die entsprechenden Rechte vorliegen.
Kommentare
Zu fast allen Bestandteilen des Projektmanagements können beliebig viele Kommentare hinzugefügt werden. Eine Kommentierung und das Lesen vorhandener Kommentare erfolgt immer über die Sprechblasen 
bzw. 
. Ist der Kommentar-Button blau hinterlegt 
, so wurde mindestens ein Kommentar hinterlegt.
Bereits vorhandene Kommentare sind grundsätzlich nicht änderbar, sie können aber jederzeit gelöscht werden. Jeder Kommentar wird mit dem Zeitstempel der Anlage und dem User, der ihn geschrieben hat, angezeigt. Neue Kommentare können im oberen Berich der Maske erfasst werden. Es stehen je Kommentar maximal 1000 Zeichen zur Verfügung.
Einstellungen
Die Grundeinstellungen sind über den Menüpunkt Einstellungen erreichbar.
Projektverwaltung
Ein Projekt kann über den Link + Projekt hinzufügen hinzugefügt werden. Je Projekt müssen ein Name und eine Nummer vergeben werden. Ein Projekt kann über die entsprechende Checkbox archiviert und über die entsprechenden Buttons kommentiert bzw. gelöscht werden. Unter Verzeichnis kann ein direkter Link auf ein Projektverzeichnis mit weiteren Unterlagen auf einem Server hinterlegt werden. Archivierte Projekte werden in den Listen und Auswertungen nicht berücksichtigt.
Der Verzeichnislink ist oftmals lang und kann mangels Leerzeichen kaum automatisch umgebrochen werden. Die Checkboxen und Aktionsbuttons verschwinden daher schnell nach rechts aus dem Fenster und müssen durch horizontales Scrollen explizit sichtbar gemacht werden.
Projektmitglieder
Über den Link + bestehenden Benutzer hinzufügen können Personen, die bereits in macsi angelegt sind, einem Projekt zugeordnet werden. Zusätzlich muss die Rolle des Projektmitglieds festgelegt werden. Über den Link + Projektteilnehmer ohne Benutzer hinzufügen können Personen hinzugefügt werden, die noch nicht in macsi angelegt sind. Hierfür sind der Name, optional die E-Mail-Adresse sowie die Rolle des Projektmitglieds notwendig. Wenn bereits der User mit einer E-Mail-Adresse existiert, wird dieser dem Projekt automatisch zugeordnet.
Mittels Filter können einzelne Projektmitglieder gesucht und über den entsprechenden Button gelöscht werden. Durch Anklicken der Feder beim Namen kann die Rolle des Projektmitglieds geändert werden.
Die Zeile Zoho-Projekt steht in Sparkasseneigenen Projekten nicht zur Verfügung und ist nur für Banking-Partner Mitarbeiter von Bedeutung.
Teilprojekte
Im nächsten Schritt können Teilprojekte über den Link + Teilprojekt hinzufügen angelegt werden. Pflichtangaben werden durch ein Sternchen gekennzeichnet. Die Teilprojekte werden dann übersichtlich dargestellt. Die Reihenfolge kann über die Pfeiltasten 
geändert werden. Über die Sprechblasen 
kann eine Kommentierung erfolgen und über den Papierkorb 
gelöscht werden. Sowohl bei der Anlage als auch in der Übersicht können das Beginn- bzw. Ende-Datum sowie die geplanten Personentage geändert werden. Über das Anklicken der Feder beim Namen des Teilprojekts können die Teilprojektleiter ergänzt oder gelöscht werden.
Einem Teilprojekt können mehrere Teilprojektleiter zugeordnet werden.
Einem Teilprojekt muss mindestens ein Teilprojektleiter zugeordnet werden. Die Angabe von Start- und Endedatum sowie der geplanten Personentage sind optional.
Meilensteine
Als nächstes können Meilensteine einem Teilprojekt zugeordnet werden. Dies erfolgt über den Link + Meilensteine hinzufügen. Pflichtangaben werden durch ein Sternchen gekennzeichnet. Über die bereits beschriebenen Möglichkeiten können Meilensteine gesucht, geändert oder gelöscht werden.
Allgemein
Im letzten Schritt können Kategorien (Labels) für Aufgaben angelegt werden. Die vorgegebenen Labels „beschlussrelevant“, „kritisch“, „Administration“ und „Themenspeicher“ können nicht geändert/gelöscht werden.
Selbst angelegte Label können über den Papierkorb 
gelöscht werden. Sie werden dann von alle Aufgaben und Planungen entfernt.
Label dienen zur späteren Kategorisierung von Aufgaben und sind optional.
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